忘年会の幹事に指名されたらどうします?

 

間もなく忘年会のシーズンになりますね。もし上司・先輩から「今度の忘年会、幹事やってくれないかい?」と言われたらどうします?

決して断ってはいけません。忘年会で幹事役をうまくこなすことは、大げさに言えば『職場での職務遂行能力、計画性、協調性、企画力、調整力、忍耐力などがある人間』と評価されるのです。

即ち、『幹事を任されるようになったら一人前』と認められる理由なのです。
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「幹事」の役割は、主に企画・準備・手配など“裏方の仕事”が中心です。しかしこれらの“仕事”がうまくいかないと、後日「今年の忘年会は散々だったね! 幹事がダメだった!」と陰口を叩(たた)かれかねません。

また忘年会で幹事は司会者を兼ねることがありますが、厳密にいうと司会者とは役割が違います。

忘年会の幹事指名を受けてから、“裏方の仕事”、“忘年会本番”、“終了後の会計報告“と時系列で幹事の役割を説明しましょう。これを確実に実行すれば、“名幹事の評判 間違いなし!”です。

裏方の仕事:企画・準備・手配

1)開催日の日程を決めます
その時上司のスケジュールを優先し、上司に内々出席可能な複数の候補日を打診します。
スケジュール表にプライベートなスケジュールが、入れられてない場合があるからです。

2)開催場所(店)・開催時間を決めます
予定される出席者数を概略把握し、出席者が入れる場所でかつ複数の人、特に女性が参加する場合は、人気のある店・行ってみたい店を複数店あらかじめ女性から聞いておきます。

安くて美味(おい)しい、人気の店は早めに予約するのがコツで、幹事の腕の見せ所というものです。
“複数の候補日程・メニューと予算から絞り込んでいきます。

その時以下の点に注意して決めます。


*飲み放題かどうか
*人数が多い場合はコース料理で予約した方が、経済的です
*店に携帯電話の電波が受信できるかどうか?(地下で電波が届きにくい場所があります!)
*個室か、もしくは貸切りにできるかどうか?
*ネット情報だけに頼ると写真と実際の料理とのかい離、店員の応対・トイレの清潔さなど実際事前チェックしないといけません
*変更に対する店側の対応がどの程度かあらかじめ聞いておきます
料理・ドリンクの内容変更;開始・終了時の変更;人数変更の連絡期限;キャンセル料の有無;クーポン使用の可否等です
*マイクやモニター等を使う場合は会場設備の位置と挙動を下見しておきます
*2次会の店は、1次会の店に近い方が、出席者が多く見込めるので、合わせて予約します


3)会費は事前徴収してドタキャンをなるべく防ぎます
会費徴収は幹事の大きな仕事です。予算の大幅オーバーなどは脇が甘いと後で怒られるのが関の山です。会費を事前に徴収してドタキャンを防ぎます。

忘年会の閉会時には会計もすっかり終わっているのが、名幹事腕の見せ所です。

案内状の例文

社内以外のお得意様を招く場合は、招待状という形で書状を出しますが、一般には社内だけなら社内メールでコストもかからず十分です。

例文:

平成28年○○部××課忘年会のお知らせ

師走も早残すところ20日となりました。
年初に××課で立てた営業方針に皆で取組み、今年も社内予算を達成できそうとの△△課長のお話です。
日頃の皆様の労をねぎらいたく、また社内のコミュニケーションをしっかり取りたいとの△△課長のお言葉があり、下記の日程で忘年会を開催します。
{尚、当日は豪華賞品(はずれなし)の当たるゲームなども用意しております。}
ご多忙とは思いますが、原則全員参加となっておりますので、よろしくお願いします。
当日の出欠については、このメールの返信にてお願い致します。

1.日時:12月○○日(○曜日) ○時~○時
2.場所:レストランマン○○(○○駅徒歩○分)TEL、MailAdress
添付地図参照ください (http://***.***.***/)
3.会費:男性 ○千円 、女性 ○千円
尚、○○課長のお取り計らいで、会社から○○千円の補てんがあります

尚2次会は1次会会場から徒歩○○分の居酒屋○○で、会費は○千円程度です。
添付地図参照ください (http://***.***.***/)

忘年会幹事 ○○部○○課 ○○ ○○

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忘年会当日の会の進行他

1)幹事の役割:少人数だと幹事が司会進行を兼ねる場合があります
開会の宣言というほどではありませんが、
『定刻になりましたので、ただ今から平成28年○○部○○課忘年会を開催いたします。司会進行を勤めさせて頂く、幹事の○○ ○○です。皆様のご協力で楽しい忘年会にしたいと思います。宜しくお願い致します。』

『初めに○○課、○○課長の乾杯の音頭と引き続きのご挨拶をいただきます。』

尚、“乾杯の音頭”を課長の下の係長にお願いし、“核心の挨拶”を課長にしてもらうのも良いでしょう。あるいは“閉めの挨拶”を係長にお願いしても良いでしょう。

忘年会、宴もたけなわの段階で、1年を振り返った印象を、出席者全員に一言二言話してもらうのも良いでしょう。

2)終了10分前に請求書明細を持ってきてもらい、間違いないかチェックして支払い、領収書をもらいます

忘年会 会計報告書の回覧

1次会、2次会の会計報告(収入・支出バランス)を記し、明細書・領収書を添付します。できるだけ赤字にならない報告書が、作成できることが幹事の腕の見せ所です。

報告書は先ず課長に見せて了解印を貰って、出席者に回覧(メール送信)します。
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まとめ

1)忘年会の幹事は若い時に一度は引受けたいものです
2)日頃の仕事と違った側面を他の社員に知ってもらう絶好の機会なのです
3)会社組織を頭に入れて忘年会のスケジューリング・会当日の進行を進めます
4)会場は安くて美味しい人気店を早めに抑えるよう事前に計画を練ります
5)終了後はきちっと会計報告をして、上司の承認をもらい出席者に回覧します

忘年会の幹事、無事務め上げて、株を上げたいものですね。

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